版本更新，有流程可循
管理制定、發行、改版、展延、下架與作廢申請，支援自訂簽核、編號與版本規則。
SMARTISO｜企業文件管理
找到文件，
更要用對版本。
將分散的制度、作業文件與流程附件集中管控。從制定到作廢，讓版本、權限與審核責任都有依據。
SmartISO 管理文件；SmartBPM 串接流程。依企業需求規劃導入與整合範圍。
SmartISO 文件管理介面
從文件到管理依據
每一份文件，
都要知道現在該怎麼用。
存取與操作，依權限管理
依文件庫、資料夾及文件設定角色權限，管控下載、列印與調閱，保留操作及異動紀錄。
掌握文件狀態與歷史
檢視簽核中、已發行、即將逾期等狀態，調閱歷史文件與操作紀錄，支援內部管理。
紙本發放，也納入追蹤
管理紙本申請、發放、領用、回收、切結與歸檔，讓線上文件與紙本作業一起被管理。
查詢紀錄，支援後續查核
依條件查詢人員操作與文件異動，設定報表欄位及順序，並匯出 Excel。
讓編碼與浮水印一致
設定文件編號、版本號與浮水印規則，減少各部門自行命名造成的管理差異。
SMARTBPM × SMARTISO
流程完成後，
附件接著歸檔。
以 BPM 文件歸檔加值功能，將 SmartBPM 表單附件轉入 SmartISO，銜接流程作業與文件管理。
依需求選配
從集中管理，延伸到搜尋與外發。
讓內容更容易被找到
可評估結合 Openfind 搜尋引擎，依文件格式與索引範圍規劃全文檢索。
供應鏈文件，有存取邊界
支援外部帳號與權限管理，提供文件預覽或下載及存取紀錄；文件保全條件依模組確認。
讓專業文件更容易檢視
可評估 3D 文件格式轉換與 SmartReader 預覽需求，確認支援格式與使用環境。
另提供文件批次歸檔，設定名稱、編號、版本、有效期限與關聯文件，並保留上傳紀錄。加值功能與授權範圍依需求確認。
AI 應用的文件基礎
讓 AI 用到的資料，
先有版本與權限依據。
企業評估 AI 應用時，也需要釐清文件是否有效、誰能讀取，以及哪些內容可供使用。
確認資料有效性
先盤點已發行、歷史與作廢文件，定義可供 AI 應用使用的範圍。
確認使用者的存取邊界
依原有文件權限規劃資料存取，評估 AI 介接時的授權與敏感資料處理需求。
確認核對與更新方式
指定資料負責人、內容核對與更新流程，讓 AI 應用有可維護的資料來源。
本節為導入評估方向。AI 介接方式與可用功能需另行確認。
了解 SmartAI 應用 →管理者與 IT 一起規劃
先盤點文件，再確定導入範圍。
定義文件治理規則
準備文件分類、編碼、版本、審核責任與保存需求，確認最需要改善的作業。
盤點環境與介接需求
提供帳號來源、組織權限、現有文件量、檔案格式及備份需求，評估 BPM 整合範圍。
規劃移轉與驗收
確認歷史文件整理、批次歸檔、使用者訓練與驗收條件，分階段推展至各部門。