資料分析 · 導入指南
AI 表單資料分析：從費用統計到期間差異
SmartAI 數據分析師可協助統計與查詢表單累積的資料，例如費用合計、部門分布與期間差異。統計結果反映可用資料；未來預測與異常歸因則需要額外驗證，不能由相關性直接推論原因。
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先整理資料，再分析指標
確認部門名稱、費用類別、日期與幣別一致，並定義退件、撤回及重複單據的處理方式。資料品質會直接影響彙總結果。
整理資料時最常見的落差來自狀態定義。同一筆申請在「已提交」「已核准」「已付款」三種口徑下會落入不同期間，若統計沒有標明採用哪一種，不同部門拿到的數字就會對不起來。建議在報表標題或欄位說明中直接標示口徑，而不是寫在附註裡。
退件與撤回的處理也要先講清楚。退件後重新提交，要算一件還是兩件；撤回的案件是否從統計中移除，都會改變件數與平均值。這些規則應由業務單位認定，再落到查詢條件中。
用一個管理問題開始
例如比較本月與上月各部門的差旅申請金額。先呈現合計與件數，再看差異；金額提高可能同時來自件數增加與單件費用改變。
拆解差異的順序建議固定：先看件數、再看單件平均、最後才看組成變化。這個順序能避免過早下結論。例如某部門金額上升三成，若件數同時上升三成，單件費用其實沒變，真正該問的是為什麼申請變多，而不是費用是否失控。
比較期間也要留意可比性。月份天數、工作日數、是否含年度性支出，都會影響數字。若要做月對月比較，建議同時提供去年同期作為對照，降低季節性造成的誤判。
讓分析回到業務確認
把值得追查的明細交由負責部門確認。需要追加說明或補件時，可由 SmartBPM 承接流程；需要 ERP 資料時，再界定 SmartESB 介接範圍。
把明細交回業務確認時，要附上足以判斷的上下文：查詢條件、期間、狀態口徑與資料更新時間。缺少這些，收到清單的人第一件事仍然是回頭問這些問題，分析並沒有真正縮短溝通。
追查結果建議回寫成流程案件而非停在郵件往返。由 SmartBPM 承接補件或說明，可以讓「發現差異」到「完成處理」形成可追蹤的閉環，下次分析時也有前次結論可參考。
導入驗收清單
| 驗收項目 | 通過條件 |
|---|---|
| 統計可重現並與明細一致。 | 同一查詢重複執行結果一致，且可下鑽至明細逐筆核對。 |
| 比較期間、單位與狀態清楚標示。 | 報表標示比較期間、金額單位、狀態口徑與資料更新時間，不以附註方式帶過。 |
| 結果沒有把推測描述成已證實原因。 | 結論區分已證實與待查證，AI 提出的原因標示為查核線索而非定論。 |
| 資料更新與權限變更能反映到查詢中。 | 權限或資料更新後重新查詢，結果隨之反映，不使用過期快取。 |
以上為導入規劃與驗收建議；實際功能、整合方式及交付範圍，請以專案確認與演示結果為準。
常見問題
SmartAI 數據分析師能做什麼，不能做什麼？
可協助統計與查詢表單累積的資料，例如費用合計、部門分布與期間差異。未來預測與異常歸因則需要額外驗證，不能由相關性直接推論原因。
分析前要先整理哪些資料？
確認部門名稱、費用類別、日期與幣別一致，並定義退件、撤回及重複單據的處理方式。報表也應標明採用「已提交」「已核准」「已付款」哪一種狀態口徑。
兩期金額的差異該怎麼拆解？
建議先看件數、再看單件平均、最後才看組成變化，避免過早下結論。比較月份時，可同時提供去年同期作為對照。
發現值得追查的明細後怎麼處理？
交由負責部門確認，並附上查詢條件、期間、狀態口徑與資料更新時間。需要追加說明或補件時可由 SmartBPM 承接流程，需要 ERP 資料時再界定 SmartESB 介接範圍。