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預算增補流程怎麼設計？從需求說明到核准回寫

慧智科技 SmartSoft

預算增補可透過表單蒐集原因、金額與附件，再由授權主管審核。SmartAI 可協助設計所需表單、流程與報表；主動偵測缺口並自動發起申請，需另行確認觸發規則及整合能力。

最後更新：2026 年 9 月 23 日

定義增補申請的內容

至少包括預算期間、成本中心、原額度、申請增加金額、用途及佐證。區分新增預算與部門間移轉，避免混用不同核決規則。

兩者的差別在於是否影響公司總額。部門間移轉多半在既有總額內調整，核決層級可以較低；新增預算則會提高總額，通常需要更高層級核准。若表單沒有從一開始就分流，後續只能靠人工判斷，容易出現核決層級不足的案件。

佐證的要求也建議分開設定。移轉需要的是雙方部門同意的紀錄，新增預算則多半需要用途說明與預期效益。用同一份必填欄位涵蓋兩種情境，會讓其中一種流程填寫過度、另一種佐證不足。

提供既有 PDF 或用自然語言描述核決門檻。SmartAI 先產生建議，由業務確認欄位、流程與報表後再產生；測試時涵蓋不同金額與代理情境。

測試金額要刻意包含門檻上下的邊界值。例如核決門檻為五十萬時，應分別測試四十九萬九千、五十萬與五十萬零一元，確認分流符合內規的定義（是「達到」還是「超過」）。這個定義在書面規章中常有模糊空間，應在測試時一併釐清。

代理情境則要確認代理期間的邊界：代理設定生效前已送出的案件由誰處理、代理結束後未完成的案件是否自動歸還。這兩種情況在月底集中送單時特別容易發生。

SmartBPM 的核准狀態不等於 ERP 已完成更新。透過 SmartESB 串接時，應保留來源單號、處理結果與失敗責任歸屬。

核准與回寫之間要設計成可重試但不重複。常見做法是以來源單號作為冪等鍵，回寫前先確認該單號是否已處理，避免網路逾時後重送造成額度被加兩次。這一點建議在驗收時以實際中斷情境測試，而非僅確認正常路徑。

失敗的可見性同樣重要。回寫失敗時，案件應停留在可辨識的狀態並通知負責人，而不是顯示為已完成。否則財務端要到月結對帳時才會發現額度沒有更新。

驗收項目與通過條件建議在演示前雙方確認；實際範圍依專案認定。
驗收項目	通過條件
核決層級與金額門檻符合內規。	以門檻上下的邊界金額測試，分流結果符合內規對「達到」或「超過」的定義。
同一申請不重複更新額度。	以來源單號作為冪等鍵，中斷後重試不會重複更新額度。
失敗狀態可追查及補處理。	回寫失敗時案件停留在可辨識狀態並通知負責人，不顯示為已完成。
未核准申請不改變正式預算。	未核准或已撤回的申請，在任何情況下都不改變正式預算數字。

以上為導入規劃與驗收建議；實際功能、整合方式及交付範圍，請以專案確認與演示結果為準。

預算增補申請表單至少要有哪些內容？

至少包括預算期間、成本中心、原額度、申請增加金額、用途及佐證。並區分新增預算與部門間移轉，避免混用不同核決規則。

新增預算與部門間移轉有什麼差別？

差別在於是否影響公司總額。部門間移轉多半在既有總額內調整，核決層級可以較低；新增預算則會提高總額，通常需要更高層級核准。

SmartBPM 核准之後，ERP 額度就更新了嗎？

不等於。SmartBPM 的核准狀態不等於 ERP 已完成更新；透過 SmartESB 串接時，應保留來源單號、處理結果與失敗責任歸屬。

AI 能主動偵測預算缺口並自動發起申請嗎？

主動偵測缺口並自動發起申請，需另行確認觸發規則及整合能力。SmartAI 可協助設計所需表單、流程與報表。