財務與採購 · 導入指南
採購預算檢核：BPM、AI 與 ERP 如何分工？
預算檢核應以企業核准的額度與計算規則為準。SmartBPM 負責申請與簽核，SmartESB 可介接預算來源，SmartAI 協助整理資料與提出分析線索；核准權限與額度判定仍應有明確規則。
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先定義可用預算
說明額度、已使用金額與已承諾未入帳金額的關係。部門、成本中心、會計期間與幣別必須一致，才能避免重複扣抵或漏計。
三個數字之中，「已承諾未入帳」最常被略過，卻是超支的主要來源。請購已核准但尚未收到發票的金額，在 ERP 帳上還看不到，若檢核只比對已入帳金額，額度看起來永遠充裕。導入前應先確認這筆金額由哪個系統掌握、以什麼狀態認列。
會計期間的界定也要一併講清楚。跨期的請購要計入申請當期還是預計交貨當期，不同認定會讓同一筆金額出現在不同月份的可用餘額中。
確認讀取與回寫時點
送單時檢查、簽核時再次確認與核准後回寫，可能取得不同結果。應與 ERP 管理者確認交易機制，並評估 SmartESB 的讀寫介面與錯誤回報。
三個時點各有取捨。送單時檢查體驗最好但最容易過期；核准後回寫最準確但使用者要等到最後才知道超支。實務上常見的折衷是送單與核准前各檢查一次，並在核准前的檢查失敗時退回申請人，而不是直接放行。
不論採哪種設計，都要確認「檢查通過」與「額度已保留」是不是同一件事。若只是查詢不保留，兩張同時送出的申請仍可能各自通過檢查、合計卻超出額度。
把 AI 建議與核決規則分開
AI 可協助比較歷史申請與整理說明，但不應以文字建議直接改變預算額度。超額、例外與增補需求仍由 SmartBPM 指定的角色審核。
把兩者分開的實際做法，是讓 AI 的輸出只能出現在說明欄位，不能寫入金額或狀態欄位。這條界線在系統設定上要落實成權限，而非僅靠流程規範，否則日後調整時容易被繞過。
另外建議保留 AI 建議的原始內容與當時依據的資料版本。事後檢討決策時，需要知道當時看到的是什麼，而不是以現在的資料重新推斷。
導入驗收清單
| 驗收項目 | 通過條件 |
|---|---|
| 同時提交多張申請時不重複占用同一額度。 | 同時提交多張申請時以實際併發測試，確認檢查與額度保留是同一動作，合計不超出額度。 |
| 退件、撤回與取消有對應處理。 | 退件、撤回與取消後，先前占用的額度在可驗證的時間內釋放並留下紀錄。 |
| 資料過期或介面失敗時不誤判通過。 | 資料過期或介面失敗時案件不放行，並明確區分「檢查失敗」與「額度不足」。 |
| 額度與例外核准可追溯。 | 額度異動與例外核准可追溯到操作者、時間與當時依據的資料版本。 |
以上為導入規劃與驗收建議；實際功能、整合方式及交付範圍，請以專案確認與演示結果為準。
常見問題
預算檢核的「可用預算」要怎麼定義？
要說明額度、已使用金額與已承諾未入帳金額的關係，且部門、成本中心、會計期間與幣別必須一致，才能避免重複扣抵或漏計。
預算檢核應該在哪個時點做？
送單時檢查、簽核時再次確認與核准後回寫，可能取得不同結果。常見的折衷是送單與核准前各檢查一次，並在核准前的檢查失敗時退回申請人，而不是直接放行。
AI 建議可以直接改變預算額度嗎？
不應以文字建議直接改變預算額度。超額、例外與增補需求仍由 SmartBPM 指定的角色審核，AI 的輸出只能出現在說明欄位，不能寫入金額或狀態欄位。
同時送出多張申請，會不會超出額度？
若只是查詢不保留，兩張同時送出的申請仍可能各自通過檢查、合計卻超出額度。因此要確認「檢查通過」與「額度已保留」是不是同一件事。