財務與採購 · 導入指南
AI 費用憑證辨識：重複檢核與人工覆核怎麼安排？
SmartAI 可拆解混合上傳的收據與發票，擷取內容並填入費用申請單。辨識填表、重複檢查與舞弊判定是不同工作；規則及資料比對範圍需要確認，AI 提示不能直接視為不當行為的證據。
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先核對辨識與填表結果
確認每張憑證的日期、金額、幣別、稅額及單據號碼。模糊、折疊或同頁多張單據應納入樣本，由申請人對照原件確認。
核對時建議分欄記錄錯誤類型，而不是只記整體正確率。日期辨識錯誤與金額辨識錯誤的影響完全不同：前者影響期間歸屬，後者直接影響請款金額。分開統計才知道要優先改善哪一類，也才知道哪些欄位必須保留人工確認。
稅額與含稅金額的關係也要納入檢查。兩者若各自辨識而未交叉驗算，可能出現彼此不符卻都通過的情況，應在驗收時加入這類一致性檢查。
定義可能重複的條件
同一號碼、同一金額與同一天不一定代表重複請款。先確認是否跨公司別、拆帳或補件，再決定需要哪些歷史資料與比對規則。
比對範圍要先界定清楚：只比對同一申請人、同一部門，還是全公司；回溯多久的歷史資料。範圍越大越可能找出重複，但誤判也越多，且需要的歷史資料權限更廣。建議從一個可控範圍開始，累積實際誤判率後再調整。
另外要處理的是合法的相似情境。定期定額的訂閱費用、每月相同金額的租金、或是拆單報支的差旅，都可能符合「同金額」條件。這些情境應事先列為排除規則，而不是每次都由人工判斷。
安排提示後的處理流程
由 SmartBPM 將待確認事項送交適當人員，保留說明與處理紀錄。若需 ERP 的已付款資料，可一併評估 SmartESB 介接。
提示送出後的處理要設計成有終點。每一個待確認事項都應有負責人、處理期限與結案方式，並記錄最終結論是「確認重複」「確認非重複」還是「資料不足無法判定」。缺少第三種選項時，無法判定的案件會長期懸在待辦中。
結論也建議回饋到比對規則。持續累積誤判案例，才能逐步收斂排除條件；若處理紀錄與規則調整脫節，誤判率不會隨時間下降。
導入驗收清單
| 驗收項目 | 通過條件 |
|---|---|
| 單據數量與拆解結果一致。 | 同頁多張與跨頁單據的拆解結果與實際張數一致，並分欄記錄各欄位的錯誤類型。 |
| 辨識錯誤可以更正與覆核。 | 辨識錯誤可由申請人更正、由覆核者確認，兩次操作皆留下紀錄。 |
| 疑似重複不直接等於舞弊。 | 提示明確標示為待確認而非結論，且提供「資料不足無法判定」的結案選項。 |
| 比對來源與人工結論可追溯。 | 比對來源、適用規則版本與人工結論可追溯，並可回饋調整排除條件。 |
以上為導入規劃與驗收建議；實際功能、整合方式及交付範圍，請以專案確認與演示結果為準。
常見問題
AI 辨識費用憑證後，還需要人工確認嗎？
需要。模糊、折疊或同頁多張單據應納入樣本，由申請人對照原件確認，辨識錯誤也應可由申請人更正、由覆核者確認並留下紀錄。
同一號碼、同一金額、同一天就代表重複請款嗎？
不一定。要先確認是否跨公司別、拆帳或補件，再決定需要哪些歷史資料與比對規則；定期定額的訂閱費用、每月相同金額的租金也可能符合條件，應事先列為排除規則。
AI 提示疑似重複，可以直接視為舞弊嗎？
不可以。AI 提示不能直接視為不當行為的證據，提示應標示為待確認而非結論，並提供「資料不足無法判定」的結案選項。
提示送出之後該怎麼處理？
由 SmartBPM 將待確認事項送交適當人員，保留說明與處理紀錄。每個事項應有負責人、處理期限與結案方式，結論也建議回饋到比對規則。