財務與採購 · 導入指南
AI 月結對帳怎麼導入？資料準備、人工覆核與驗收
月結對帳可先從整理單據、比對清單與追蹤差異開始。SmartAI 可協助擷取憑證及分析表單資料；是否能完成銀行、ERP 與帳務的自動核對，仍須依資料來源、比對規則與介接範圍確認。
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先界定這次要核對什麼
選定一個公司別、一個期間與一種單據。例如比較費用申請單與 ERP 入帳清單，先定義單號、日期、幣別、含稅金額及付款狀態。避免把不同口徑的總額直接交給 AI 判斷。
先縮小範圍的理由在於，對帳差異一旦出現，要能明確指出是哪一組欄位對不上。範圍太大時，總額差一筆會淹沒在數千筆資料裡，無法判斷是漏單、重複，還是口徑不同造成。從單一公司別、單一期間、單一單據類型開始，差異數量可控，規則也容易驗證。
定義欄位時，特別要確認含稅與未稅的處理。費用申請單多以含稅金額送審，ERP 則可能同時保有兩種金額，若比對時取到不同欄位，會出現一整批固定比例的差異。
把差異清單交給有責任的人
分開處理缺少憑證、重複單據、期間差異與金額差異。AI 提出的原因只能作為查核線索；由財務人員核對原始資料，再透過 SmartBPM 追蹤補件與處理狀態。
差異分類建議固定成四到五類並持續沿用，例如缺憑證、重複、期間差異、金額差異與尚待確認。固定分類的好處是可以跨月比較：某一類差異持續增加，代表流程或規則有系統性問題，而不只是個案。
每一類都應指定負責單位，而不是統一丟給財務。缺憑證多半要回到申請人，期間差異可能要與採購確認交貨時點，金額差異才是財務本身的工作。分派錯誤會讓處理時間拉長。
跨系統資料如何進來
需要讀取 ERP 或其他財務來源時，可評估 SmartESB 的資料介接。先確認可用介面、更新頻率、權限及失敗處理，再決定哪些步驟適合自動化。
更新頻率會直接影響對帳的可信度。若 ERP 資料每日凌晨同步，當天下午的對帳結果就不包含當日異動，這個時間差應在報表上標示，避免被當成真正的差異追查。
建議先以唯讀介接開始。對帳階段只需要讀取，不必回寫；等規則穩定、誤判率降低之後，再評估是否要把處理結果寫回來源系統。這樣的順序可以把整合風險與規則驗證分開處理。
導入驗收清單
| 驗收項目 | 通過條件 |
|---|---|
| 同一批樣本以人工核對結果作為基準。 | 同一批樣本先以人工完整核對，其結果作為判定自動化正確性的基準。 |
| 金額、幣別與單據數可追溯至來源。 | 每一筆金額、幣別與單據數可逐筆追溯至來源系統的原始紀錄。 |
| 差異未確認前，不自動視為完成入帳。 | 差異在未經負責單位確認前，不會被系統標示為已完成或自動入帳。 |
| 記錄處理時間與人工更正量，再評估效益。 | 導入前記錄現行處理時間與人工更正量，作為導入後比較效益的基準。 |
以上為導入規劃與驗收建議；實際功能、整合方式及交付範圍，請以專案確認與演示結果為準。
常見問題
AI 月結對帳要從哪裡開始？
可先從整理單據、比對清單與追蹤差異開始，選定一個公司別、一個期間與一種單據，例如比較費用申請單與 ERP 入帳清單。
為什麼一開始要縮小對帳範圍？
對帳差異一旦出現，要能明確指出是哪一組欄位對不上。範圍太大時，總額差一筆會淹沒在大量資料裡，無法判斷是漏單、重複，還是口徑不同造成。
AI 找出的差異原因可以直接採信嗎？
不可以。AI 提出的原因只能作為查核線索，應由財務人員核對原始資料，再透過 SmartBPM 追蹤補件與處理狀態。
讀取 ERP 資料時要先確認什麼？
可評估 SmartESB 的資料介接，先確認可用介面、更新頻率、權限及失敗處理，再決定哪些步驟適合自動化。建議先以唯讀介接開始。