AI 與流程 · 導入指南
SmartAI、SmartBPM、SmartESB 如何協作？
SmartAI 協助設計表單、流程與報表，以及填表和資料問答；SmartBPM 負責流程與簽核；SmartESB 處理跨系統資料介接。三者可依需求搭配，實際串接方式及交付範圍須逐項確認。
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從一張申請單開始
提供 PDF 或既有範本，描述欄位、附件與核決規則。SmartAI 先提出規劃，經使用者確認後產生，後續修改也可透過自然語言提出。
提供範本時，建議一併附上填寫範例而非空白表單。空白表單只能看出欄位名稱，實際填過的單據才能顯示各欄位的資料型態、長度與常見寫法，AI 據以提出的規劃也會更貼近實際使用。
核決規則則建議以書面形式提供，而非口頭描述。規則中若有「視情況」「由主管判斷」這類條件，應先在企業內部明確化——這些模糊地帶在系統中必須落成具體條件，晚一點處理只會讓修改成本更高。
讓流程接住申請與例外
在 SmartBPM 中確認提交、退件、代理與不同金額的簽核路徑。AI 產生設計之後，仍需依公司規範測試與發布。
測試簽核路徑時，建議準備一份「情境對照表」：列出不同金額、部門、代理狀態的組合，以及各自預期會經過的關卡。有了預期結果才能判斷測試是否通過，否則只能確認流程「有跑完」，無法確認「跑對了」。
例外路徑往往比正常路徑更需要測試。退件後重新提交是否回到原關卡、代理人核准是否留下代理紀錄、案件撤回後是否釋放相關占用，這幾項在日常使用中頻繁發生，卻常被排除在演示之外。
需要 ERP 資料時再連接整合層
例如讀取物料或回寫核准單據，可透過 SmartESB 規劃資料對應、連線與處理結果。先確認 ERP 介面與權限，避免將簽核成功等同交易成功。
兩者分開的具體做法，是在案件上同時保留流程狀態與整合狀態兩個欄位。使用者看到的「已核准」是流程狀態；資料是否真的寫入 ERP 屬於整合狀態。兩者合併成一個欄位時，整合失敗就會被誤判為流程未完成，或反過來被誤認為已完成。
整合失敗的處理也要指定負責人。這類問題通常需要同時了解流程與來源系統，若沒有明確窗口，案件容易在兩邊都無人認領。
導入驗收清單
| 驗收項目 | 通過條件 |
|---|---|
| 表單欄位符合使用者確認的需求。 | 表單欄位、型態與必填規則與使用者確認的需求一致，並以實際填寫的樣本驗證。 |
| 核決規則與異常路徑測試完成。 | 以情境對照表測試不同金額、部門與代理組合，實際路徑與預期關卡相符，含退件與撤回。 |
| 資料來源與回寫結果可核對。 | 案件同時保留流程狀態與整合狀態，資料來源與回寫結果可逐筆核對。 |
| 正式發布後的管理責任清楚。 | 正式發布後的維護、修改與整合失敗處理各有指定負責窗口。 |
以上為導入規劃與驗收建議；實際功能、整合方式及交付範圍，請以專案確認與演示結果為準。
常見問題
SmartAI、SmartBPM、SmartESB 各自負責什麼？
SmartAI 協助設計表單、流程與報表，以及填表和資料問答；SmartBPM 負責流程與簽核；SmartESB 處理跨系統資料介接。三者可依需求搭配。
要請 SmartAI 設計申請單，需要提供什麼？
提供 PDF 或既有範本，描述欄位、附件與核決規則，建議一併附上填寫範例而非空白表單，核決規則也建議以書面形式提供。
AI 產生的流程設計可以直接上線嗎？
不行。AI 產生設計之後，仍需依公司規範測試與發布，並確認提交、退件、代理與不同金額的簽核路徑。
流程簽核成功，就代表資料已寫入 ERP 嗎？
不一定，應避免將簽核成功等同交易成功。建議在案件上同時保留流程狀態與整合狀態兩個欄位，並先確認 ERP 介面與權限。