財務與採購 · 導入指南
供應商評估如何結合 AI？資料來源、指標與審核流程
AI 可協助整理供應商資料與評估表，但評分須建立在可查證的來源與企業核准的指標上。外部資訊蒐集、資料授權與自動更新須另外確認，不能將 AI 摘要直接當成信用或法遵結論。
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先建立可以比較的評估表
將交期、驗收、品質紀錄、服務回應與合約條件分開。每項指標需有定義、計算期間與來源；新供應商資料不足時，應呈現未評估，而不是推測分數。
指標定義中最需要先講清楚的是計算期間。同一家供應商用近三個月與近兩年的交期紀錄評估，結果可能相反。期間選擇應依採購週期決定，並在評估表上明確標示，避免不同承辦人各自採用不同區間。
「未評估」與「評分偏低」必須在畫面與匯出資料中都能區分。兩者若以相同方式呈現，新供應商會因為資料不足而被誤認為表現不佳，長期下來會影響供應商的引入。
用 AI 協助調整表單與整理資料
可提供去識別化的既有 PDF 或範本，請 SmartAI 提出評估表及審核流程建議。確認權重、必填欄位與角色後產生，再用實際樣本檢查。
權重的設定建議留下決策紀錄，包含由誰決定、依據什麼考量、何時生效。評估結果會影響採購決策，權重變動若無紀錄，事後難以說明為何同一家供應商在不同期間的評分出現落差。
用實際樣本檢查時，建議挑選內部已有共識的供應商——表現明確良好或明確不佳的各一家。若系統算出的結果與內部共識明顯相左，通常代表指標定義或權重需要調整，而非供應商評價有誤。
讓採購流程與資料串接分工
SmartBPM 可承接評估與核准流程；需要採購、到貨或驗收資料時，評估 SmartESB 與 ERP 的介接。外部情報不是預設具備的資料來源，應逐項確認可取得範圍。
分工的界線建議以資料的所有權來畫。採購、到貨與驗收紀錄屬於企業內部系統，透過整合層取得；財務健康度、法律訴訟等外部情報則需另行確認來源、更新頻率與授權範圍，不應假設平台預設包含。
評估流程本身也要納入權限設計。誰可以修改評分、誰可以調整權重、誰可以決定准入與停用，應分屬不同角色，避免同一人完成整個流程而缺少覆核。
導入驗收清單
| 驗收項目 | 通過條件 |
|---|---|
| 每個評分可查看計算依據與來源日期。 | 每個評分可查看計算依據、採用期間與來源資料日期，期間定義在評估表上明確標示。 |
| 權重修改有確認程序。 | 權重修改需經指定角色確認，並留下決定者、考量依據與生效時間的紀錄。 |
| 資料不足與負面結論明確區分。 | 「資料不足未評估」與「評分偏低」在畫面與匯出資料中皆可明確區分。 |
| 供應商准入與停用由授權人員決定。 | 評分修改、權重調整與准入停用分屬不同角色，單一人員無法完成整個流程。 |
以上為導入規劃與驗收建議；實際功能、整合方式及交付範圍，請以專案確認與演示結果為準。
常見問題
AI 可以直接給供應商評分或信用結論嗎？
AI 可協助整理供應商資料與評估表，但評分須建立在可查證的來源與企業核准的指標上，不能將 AI 摘要直接當成信用或法遵結論。
新供應商資料不足時該怎麼處理？
應呈現「未評估」，而不是推測分數。「未評估」與「評分偏低」在畫面與匯出資料中都必須能區分，否則新供應商會因資料不足被誤認為表現不佳。
平台預設會提供財務健康度或法律訴訟等外部情報嗎？
外部情報不是預設具備的資料來源，需另行確認來源、更新頻率與授權範圍，並逐項確認可取得範圍。
評估流程的權限該怎麼設計？
誰可以修改評分、誰可以調整權重、誰可以決定准入與停用，應分屬不同角色，避免同一人完成整個流程而缺少覆核。