資料分析 · 導入指南
自然語言查詢企業資料：提問方式與權限驗證
SmartAI 可針對已累積的表單資料進行自然語言問答。提問時說明期間、對象與統計口徑，有助於核對結果；語音輸入、行動操作及外部資料查詢則應另外確認實際支援範圍。
最後更新：
把模糊問題改成可核對的問題
將「最近花了多少錢」改成「本月已核准的差旅費，依部門列出新台幣合計」。清楚區分申請中、已核准與已付款，避免同一問題對應不同數字。
改寫問題的訣竅是補齊四個要素：期間、範圍、狀態與單位。缺任何一個，系統都必須自行假設，而不同次查詢的假設未必一致。導入初期建議把常用問題整理成範例清單供使用者參考，比逐一訓練提問技巧更有效。
另外要留意同義詞。「差旅費」「出差費」「旅費」在企業內可能指同一科目，也可能分屬不同類別。這些對應關係應先確認並設定，而不是期待系統自行推斷。
查詢結果需要上下文
確認答案包含篩選期間、單位、資料更新時間與明細來源。沒有資料時，應能區分沒有權限、尚未填報與確實沒有紀錄。
這三種情況的差別在使用者的下一步行動：沒有權限要申請授權，尚未填報要催辦，確實沒有紀錄則代表結論本身。若系統一律回覆「查無資料」，使用者無從判斷該做什麼，通常會轉而詢問人工，查詢功能的價值就消失了。
資料更新時間也應隨答案一併呈現。使用者需要知道這個數字反映的是即時狀態還是昨日的快照，尤其在月結前後，時間差會直接影響判斷。
用不同角色測試同一句問題
部門主管、申請人與財務人員可能有不同可見範圍。導入時以各角色帳號驗證查詢與追問，並確認輸出資料的使用與保留方式。
追問情境要特別測試。多輪對話中，系統是否延續前一次的期間與範圍設定，會影響結果正確性；若第二句問題被當成全新查詢，使用者可能在未察覺的情況下取得不同口徑的數字。
權限驗證則建議包含「越權追問」的情境：先以有權限的範圍查詢，再追問超出範圍的部門。確認系統在追問時仍然套用權限，而不是沿用第一次查詢已通過的授權。
導入驗收清單
| 驗收項目 | 通過條件 |
|---|---|
| 答案可與同一批表單明細交叉核對。 | 同一問題的答案可與表單明細逐筆交叉核對，重複查詢結果一致。 |
| 跨月份、跨幣別查詢有清楚口徑。 | 查詢結果標示期間、範圍、狀態口徑、幣別與資料更新時間，多輪追問沿用一致口徑。 |
| 未授權部門資料不出現在答案中。 | 以各角色帳號驗證，未授權部門資料不出現在答案或追問結果中，並可區分無權限與無紀錄。 |
| 語音需求另以實機確認辨識與輸入方式。 | 語音輸入以實機測試辨識結果與輸入方式，不以文字查詢結果推定語音可用性。 |
以上為導入規劃與驗收建議；實際功能、整合方式及交付範圍，請以專案確認與演示結果為準。
常見問題
提問時怎麼寫，結果才容易核對？
補齊期間、範圍、狀態與單位四個要素，缺任何一個，系統都必須自行假設，而不同次查詢的假設未必一致。例如把「最近花了多少錢」改成「本月已核准的差旅費，依部門列出新台幣合計」。
查無資料時，使用者該怎麼理解？
應能區分沒有權限、尚未填報與確實沒有紀錄：沒有權限要申請授權，尚未填報要催辦，確實沒有紀錄則代表結論本身。
如何驗證不同角色看到的資料範圍？
以部門主管、申請人與財務人員等各角色帳號驗證查詢與追問，並測試「越權追問」，確認系統在追問時仍然套用權限。
支援語音輸入嗎？
語音輸入、行動操作及外部資料查詢應另外確認實際支援範圍。語音輸入以實機測試辨識結果與輸入方式，不以文字查詢結果推定語音可用性。