SmartBPM 功能
多公司、多據點的表單怎麼管？
慧智科技知識中心 ·
集團或多據點企業導入 BPM，第一年最常遇到的問題通常不是功能不夠，而是表單越來越多。總公司、分公司、海外據點各有一張請款單，名稱相近、規則不同；員工選錯表單，管理員也說不清哪一張該誰維護。
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獨立流程庫是什麼？
SmartBPM 讓各分公司和部門建立自己的流程庫，流程管理員在各自的流程庫內建立與管理流程。所有人仍從同一個入口申請，但每個流程庫各自設定成員權限，員工只會看到自己該用的表單。
| 流程庫 | 放哪些表單 | 由誰管理 |
|---|---|---|
| 集團流程庫 | 全集團規則一致的表單，例如資訊設備申請 | 集團的流程管理員 |
| 公司流程庫 | 各公司自己的請款、請假與採購規則 | 各公司的流程管理員 |
| 部門流程庫 | 只有該部門使用的表單 | 部門指定的管理員 |
分開管理有什麼好處？
- 員工不選錯入口依權限只列出自己能用的表單。
- 規則各自維護公司或部門調整規則，不影響其他單位。
- 責任清楚每個流程庫有自己的管理員，問題知道找誰。
規劃時先決定三件事
第一，哪些表單集團共用、哪些各自管理。規則完全一致的放上層；欄位相同、只是簽核關卡不同，也可以留在同一張表單，用公司別做條件分支。
第二，每個流程庫由誰管理。流程管理員要能回答「這張單為什麼這樣簽」，通常由熟悉該單位制度的人擔任。
第三，成員權限怎麼對應組織。先把公司、部門與人員的組織資料整理好，流程庫的可見範圍才會正確。
常見問題
同一張表單，不同公司規則不一樣，要做兩張嗎？
看差異大小。欄位相同、只有簽核關卡不同，可以用公司別做條件分支；欄位與規則都不同，就分別放在各公司的流程庫。
員工調到另一家公司，看得到的表單會變嗎？
表單的可見範圍由流程庫的成員權限決定。人員異動時，調整他的所屬單位與權限，看到的表單就會跟著改變。
下一步
獨立流程庫是 SmartBPM 的功能之一，技術細節見 SmartBPM 技術說明；想看它在整體架構中的位置，可以看 SmartBPM 功能地圖。