制度改了，系統跟不上
組織調整或新規定上路，簽核關卡卻改不了，只能靠公告與人工作業補。
了解 AI 輔助設計 →系統汰換
舊系統換掉之前，
先確認業務接得上。
該不該換，看的不是系統幾年前寫的，而是業務現在有沒有被卡住。先確認哪些作業非換不可，再決定換的順序。
最後更新：
這些情況，通常表示該換了
以下都是業務單位實際會遇到的狀況。出現得愈多，繼續沿用的代價通常也愈高。
單子卡住，沒人知道卡在哪
案件停在半路只能打電話問，主管也看不出哪一關最花時間。
了解流程追蹤 →原承辦離職後，沒人敢動
當初怎麼設計只存在少數人腦中，沒有文件，調整一個關卡就要冒險。
確認交付與維護範圍 →核准之後，資料還要再打一次
簽完的內容進不了 ERP，同一筆資料由人再輸入一次，錯了兩邊都要查。
看 BPM 與 ERP 分工 →大家改用 Excel 和紙本
系統難用，作業就回到系統外；等到要查紀錄，中間那段已經不見了。
了解行動申辦與簽核 →系統停更，出問題沒人接
原有維護已結束或窗口異動，異常只能自行吸收，風險累積在業務端。
談接手與維護 →怎麼換
不必一次全換。
同時換掉所有流程，風險與工作量會集中在同一個時間點。比較務實的做法是先換一條，取得實際節奏後再推估其餘。
- 先挑一條代表性流程
第一條會把權限模型、組織資料與介接方式確定下來，也最花時間。
- 用真實案件驗收
以實際案件而非示範資料，確認核決路徑、退件補件、稽核軌跡與資料往返。
- 再逐步接手其餘
第一條確定後，後續流程的建置速度通常明顯提升。
階段劃分為常見作法；實際工期依流程數量、整合範圍與企業內部程序確認。
看導入時程與 POC 驗收清單 →系統汰換常見問題
怎麼判斷舊系統該不該換？
判斷依據不是系統寫了幾年，而是業務現在有沒有被卡住。常見徵兆包括制度調整後簽核關卡改不了、案件卡住無法得知停在哪一關、原承辦離職後無人敢調整、核准後資料仍需人工重新輸入，以及作業實際上已回到 Excel 與紙本。出現的項目愈多，繼續沿用的代價通常也愈高。
一定要一次把所有流程都換掉嗎？
不必。同時換掉所有流程，風險與工作量會集中在同一個時間點。比較務實的做法是先換一條代表性流程，取得實際節奏後再推估其餘。
為什麼建議先換一條代表性流程？
第一條流程會把權限模型、組織資料與介接方式確定下來，因此也最花時間。這些確定之後，後續流程的建置速度通常明顯提升。
汰換要多久才能完成？
階段劃分為常見作法，實際工期依流程數量、整合範圍與企業內部程序確認。建議以真實案件而非示範資料驗收，確認核決路徑、退件補件、稽核軌跡與資料往返。
開始討論前需要準備什麼？
準備去識別化的表單、書面的核決權限表與系統整合清單，就能開始談範圍、順序與驗收條件，不必先決定整套要怎麼換。